Como trocar de contador sem dor de cabeça: passo a passo

Muita gente continua com um contador com quem não está satisfeita só por achar que trocar vai dar trabalho, gerar multa ou deixar a empresa descoberta por algum tempo. Na prática, uma troca bem conduzida é simples, e quem cuida da parte técnica é o novo contador.

Neste guia, mostro quando faz sentido trocar, como a transição funciona e o que precisa ser entregue.

Sinais de que pode ser hora de trocar

• Você só recebe guias para pagar, sem explicação do que está acontecendo.
• As dúvidas demoram dias para serem respondidas, ou nunca são.
• Aparecem multas por atraso ou pendências que ninguém avisou.
• Ninguém nunca revisou se o regime tributário ou o anexo do Simples ainda são os melhores para a empresa.
• A empresa cresceu e o atendimento não acompanhou.

Nenhum desses pontos, sozinho, significa que o profissional é ruim. Mas, se vários deles acontecem com frequência, vale a pena conversar com outro contador.

Passo a passo da troca

1. Escolha o novo contador antes de avisar o atual

Converse, entenda como funciona o atendimento e receba uma proposta por escrito, com escopo, valor e prazos. Assim a empresa não fica nenhum mês sem responsável.

2. Confira o contrato atual

Veja se existe prazo de aviso prévio (é comum ser de 30 dias) e se há alguma multa por rescisão. É ele que define a data ideal para a troca.

3. Comunique a decisão por escrito

Um e-mail simples resolve: informe que o contrato será encerrado, a partir de qual competência (mês) e que o novo contador vai entrar em contato para receber os documentos.

4. Defina o último mês de cada um

O mais organizado é combinar que o contador atual faz o fechamento de um mês específico, incluindo guias e declarações daquela competência, e o novo assume a partir do mês seguinte. Isso evita que uma obrigação fique sem dono.

5. Transfira os documentos e os acessos

É a etapa mais importante. O novo contador costuma pedir os itens diretamente ao anterior, mas vale conhecer a lista.

Checklist de documentos e acessos

Documentos da empresa

• contrato social e todas as alterações (ou o requerimento de empresário);
• cartão CNPJ e inscrições municipal e estadual;
• alvarás e licenças.

Contabilidade e impostos

• livros contábeis (Diário e Razão) e balancetes do ano em curso;
• balanço e demonstração de resultado dos últimos anos;
• declarações entregues (DEFIS, DCTFWeb, ECD, ECF e outras, conforme o regime) e os recibos;
• guias pagas e parcelamentos em andamento.

Folha de pagamento (se houver funcionários ou pró-labore)

• cadastro dos funcionários, contratos e férias;
• folhas, recibos e informações do eSocial.

Acessos

• certificado digital da empresa (se estiver com o contador);
• senhas de portais da prefeitura, do estado e de emissão de notas;
• procuração eletrônica no e-CAC: a do contador anterior deve ser cancelada e uma nova deve ser feita para o novo contador.

Depois da troca: a conferência inicial

Com tudo em mãos, o novo contador faz um diagnóstico da situação: confere se as declarações foram entregues, se há débitos ou pendências na Receita, no estado e no município e se o regime tributário continua sendo o mais adequado. Se aparecer algo, você fica sabendo logo no começo, com um plano para resolver.

Perguntas comuns

Existe uma época certa para trocar?

A troca pode ser feita em qualquer mês. A virada de ano costuma ser mais prática, porque coincide com o fechamento do balanço, mas não é obrigatório esperar.

Vou pagar alguma taxa para trocar?

Não existe taxa legal. O único custo possível é o que estiver previsto no contrato atual, como uma multa por rescisão sem aviso prévio.

E se o contador anterior não entregar os documentos?

Na grande maioria dos casos a transição é tranquila. Se houver resistência, parte das informações pode ser obtida diretamente nos portais do governo, e o novo contador orienta os próximos passos.

Resumo

1. Escolha o novo contador e receba a proposta por escrito.
2. Confira o aviso prévio do contrato atual.
3. Comunique por escrito e defina o último mês de cada um.
4. Transfira documentos, certificado digital, senhas e procurações.
5. Faça a conferência inicial com o novo contador.

Se você está pensando em trocar de contador, fale comigo. A primeira conversa é sem compromisso.

Conteúdo informativo, de acordo com as regras vigentes na data de publicação. Para decisões sobre a sua empresa, considere uma análise do seu caso.